Dataperusteinen valmennusohjelma kognitiivisen resilienssin kehittämiseen

Tietotyö muutti maailman ja etätyö muutti tietotyön

Tietotyö on luonteeltaan ajatustyötä, joka useimmiten edellyttää luovuutta ja innovatiivisuutta sekä kykyä työskennellä erilaisten ja eri osaamistaustaisten ihmisten kanssa. Kokemus on osoittanut, että nykyaikainen tietotyö on helposti silppuuntuvaa ja keskeytyksille altista. Tästä johtuen tietotyö on kognitiivisesti kuormittavaa ja vaatii aivoilta paljon ponnisteluja. Mielen tulisi kuitenkin kuormituksesta huolimatta olla jatkuvasti “iskussa”.

Etänä tehty ajatustyö on kertaluokkaa kuormittavampaa

Pandemia-aika pakotti tietotyöläiset etätöihin ja tilanne on jatkunut vuosia. Tämä olosuhteiden pakottama etätyökokeilu on osoittanut, että tietotyön mieltä kuormittavat elementit korostuvat etätyössä. Tutut rutiinit ovat hävinneet ja olemme yksilöinä joutuneet tilanteeseen, jossa yritämme luoda uusia tapoja korvaamaan vanhat. Tietotyö on sosiaalista työtä, jossa tehdään paljon yhteistyötä ja pallotellaan ideoita työtovereiden kanssa. Tämä aika on osoittanut, että etäyhteyksien välityksellä luova yhteistyö on vaikeaa ja tavanomaisetkin palaverit voivat olla kuormittavampia. Normaaliolosuhteissa usein itsestään syntyvät tauot saattavat unohtua kokonaan ja pahimmillaan päivät ovat etäpalaveriputkia ilman hengähdyshetkiä. Etätyö on myös korostanut työpäivien silppuuntumista ja keskeytysten sekä erilaisten häiriöiden luomia haasteita. Kaiken kaikkiaan niin kutsuttu itsensä johtaminen on muodostunut välttämättömäksi – erityisesti alueilla, joilla sitä ei ole aiemmin tarvittu.

Kognitiivinen kuormitus on salakavala seuralainen

Kognitiivista kuormitusta voisi verrata lihasten rasittumiseen liikunnassa: se on luonnollinen seuraus siitä, että mieli on tehnyt töitä, aivan kuten lihakset tekevät töitä liikunnan aikana. Mielen väsyminen on vain vaikeammin havaittavissa. Koska emme huomaa psyykkistä uupumusta yhtä helposti, emmekä ymmärrä sen vakavuutta, kognitiiviset toimintomme rasittuvat salakavalasti. Tätä ilmiötä korostaa kulttuurissamme vahvana elävä ajattelutapa, jonka mukaan töitä on paiskittava vaikka mikä olisi. Kuormittuneena olemme alttiimpia virheille ja luovuutemme heikkenee. Kiinnitämme huomiota negatiivisiin signaaleihin ja sosiaaliset tilanteet ovat hankalampia. Pahimmillaan kognitiivinen resilienssi heikkenee tai sitä ei ole lainkaan, mikä johtaa  työuupumukseen tai toistuviin poissaoloihin. Työterveysyhtiö Heltin aineistossa tämä on jo tullut selkeästi esiin ja niin kutsutut f-diagnoosit eli mielenterveydelliset vaivat ovat jo ohittaneet muut syyt sairauspoissaolojen takana.

“On ollut ilo osallistua Korpi ForRestin valmennusprojektiin. Kokeilun aikana olen oppinut tauottamaan työpäiväni paremmin ja antamaan ajatuksilleni riittävästi aikaa palautua. Merkittävä huomio on ollut oppia taito panostaa sopivan mittaisiin taukoihin myös kiireisten päivien aikana, jotta työteho pysyisi hyvänä ja ajatukset selkeinä kireiden aikataulujen keskellä.”

SATU, ENEFIT OY

Tauoilla struktuuria, hyvinvointia ja tulosta työpäivään

Jotta mielemme pysyy hyvinvoivana, se tarvitsee taukoja, hetkiä itsekseen. Tutkimus on osoittanut, että tarvitsemme ajatustyössä tauon 30–90 minuutin välein.  Asiakaspalvelutyöntekjiöiden parissa tehdyn tutkimuksen mukaan kuormittuneet henkilöt ovat jopa 25 % tehottomampia. On oletettavaa, että tietointensiivisemmässä työssä ero on vielä huomattavasti suurempi.  

Kun huomioimme tarpeemme ja erilaisen kontekstin oikein, etätyö on nykyaikaisessa ajatustyössä voimavara. Onnistunut etätyökulttuuri on nykypäivänä välttämätöntä. Ne organisaatiot voittavat, jotka auttavat henkilöstönsä sopeutumaan tähän uuteen tilanteeseen. 

Tätä varten organisaatioiden on tuettava uudenlaisen kulttuurin syntymistä. Kulttuurin, jossa ymmärretään kognitiivisen kuormituksen todelliset seuraukset ja ne keinot ja tavat tehdä ja rytmittää työtä, jotta arvokkain voimavaramme, eli aivot ja kognitiivinen hyvinvointi, ovat keskiössä. Uusi kulttuuri uudenlaisessa työympäristössä edellyttää uudenlaisia rutiineja, jotka johtavat työpäivän onnistuneeseen jaksottamiseen. Se ehkäisee työtehon laskua päivän loppua kohden ja helpottaa irrottautumista töistä päivän päätteeksi. Työpäivänaikainen kuormituksen hallinta johtaa parempaan jaksamiseen myös työpäivän jälkeen ja parantaa myös unen laatua muodostaen näin positiivisen kierteen, jossa ihmisen kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin ylläpitämiselle syntyy vahva perusta. 

Valmennusohjelma kognitiivisen resilienssin kehittämiseen

Me Korpi Solutionsissa haluamme olla tukemassa organisaatioita tietotyön ja erityisesti etätyön tuomissa kognitiivisen kuormituksen haasteissa. Olemme kehittäneet dataperusteisen valmennusohjelman työpäivänaikaisen kuormituksen hallintaan. Valmennuksessamme fokus on organisaation taukokulttuurin kehittämisessä, työpäivän rytmittämisessä ja yksilökohtaisten palauttavien taukojen rutiinin luomisessa. Tavoitteena on löytää kuhunkin kontekstiin sopivat tavat tehdä työstä tuottavampaa vähemmällä suorittamisella.

Valmennusohjelmamme räätälöidään organisaatiokohtaiseksi ja se sisältää:

  1. Yksikölle suunnatut workshopit, joissa 
    a) Kartoitetaan osallistuvan organisaation tilanne, luodaan tavoitteet ja sovitaan keinot
    b) Osallistujat saavat tuoreimmat tiedot ja osaamisen työpäivän aikaisen taukojen merkityksestä ja kognitiivisen kuormituksen hallinnasta
    c) Laaditaan yksilölliset ja tiimikohtaiset tavoitteet ja toteutussuunnitelmat
  2. Henkilökohtaisen työkirjan ja digitaalisen päiväkirjan itsereflektoinnin ja etenemisen seurannan työkaluiksi
  3. Viikoittaiset hyvinvointiraportit, jotka perustuvat psykologisiin ja fysiologisiin mittareihin sekä materiaalia oman mielen hyvinvoinnin kehittämiseen
  4. Henkilökohtaista valmennusta osallistujille viikoittain koko ohjelman ajan
  5. Yhteenvetoanalyysin ja jatkotoimenpide-ehdotukset sekä kunkin ohjelman perusteella räätälöidyn työkalupaketin yksilökohtaisine ratkaisuineen

Aloitimme valmennuspalvelumme kehittämisen viime vuonna ja olemme päässeet testaamaan palvelua jo yhteensä neljän erityyppisen tietointensiivisen organisaation kanssa. Tulokset ovat olleet hyviä ja olemme saaneet ensimmäisiltä asiakkailtamme varsin rohkaisevaa palautetta. 

Palvelumme on edelleen jatkuvan tuotekehityksen kohteena ja mielellään tulemme esittelemään sitä myös sinun organisaatiollesi!

Viime aikoina on kiinnitetty paljon huomiota nykyaikaisen tietotyön tuomiin haasteisiin. Kun puhumme tieto-, aivo-1, tai ajatustyöstä tarkoitamme työtä, jossa fyysinen ja suorittava osuus on pienessä roolissa ja ajattelun, luovuuden ja uuden oppiminen rooli on merkittävästi korostunut. Nimensä mukaisesti tietotyössä korostuu tiedon luominen ja sen käsittely. 

[huomiokykyä, usean asian tekemistä, muistia, päätöksentekoa ja ongelmanratkaisua] 

Tietotyötä on toki tehty aina, mutta sen osuus ja luonne ovat muuttuneet. Erityisesti digitalisaation myötä työn tekemisen tavat, työn vaatimukset ja olosuhteet ovat muuttuneet. Nykyaikaisen tietotyön luonteeseen kuuluu erityisesti se, että työolosuhteet ja työvälineet ovat muuttuneet monimutkaisemmiksi, jatkuvasti läsnäoleviksi ja tiedon välittämisen kannalta äärimmäisen tehokkaiksi. Tämä on tarkoittanut, että työn osaamis- ja oppimisvaatimukset ovat jatkuvassa kasvussa, tietomäärä on räjähtänyt ja häiriöt sekä keskeytykset kasvaneet merkittävästi. 

[työn moninaisuus, aikapaine jne, digitaalisten välineiden ja työkalujen avulla pystymme tekemään yhä useammanlaista työtä. Nämä ovat johtaneet työn silppuuntumiseen ja työpäivän sirpaloitumiseen. Digitalisaation myötä tietotyö on mahdollistanut kevyemmät organisaatiot ja mahdollistanut yksilölle liikkumavaraa ja päätäntävaltaa miten työnsä tekee, mikä on korostanut entisestään itseohjautumisen ja itsensä johtamisen tärkeyttä.]

Tietotyön valtaistuminen on yksittäiselle työntekijälle tarkoittanut kognitiivinen kuormituksen on nousua aivan uudelle tasolle. Ei ole mikään ihme, että työpäivän jälkeen koemme olevamme, jopa fyysisesti lopen uupuneita, vaikka fyysisesti tuskin olemme tehneet mitään. 

Alkukeväästä 2020 käytännössä koko tietotyötä tekevä maailma teki yhteisen “digi- ja etätyöloikan”. Muutoksena varmasti merkittävin työntekemiseen liittyvä yhtäkkinen murros, mitä olemme vuosikymmeniin kokeneet. Tietotyöläisille osittainen etätyö on toki ollut pitkään tuttua ja viestintä- sekä muut työvälineet mahdollistivat siirtymisen näiltä osin varsin joustavasti. Se mikä ymmärrettiin vasta käytännössä täysimittaisesta etätyöstä oli se, miten paljon itseasiassa työn tekeminen erosi aikaisemmasta. 

Organisaatioina ja yksilöinä me olemme mukautuvia ja oppivia. Luomme tapoja ja rutiineja tilanteiden hallintaan ja niiden sujuvaan hoitoon. Nyt äkillisesssä muutoksessa merkittävin osa työtämme säätelevistä rutiineista katosi tai vähintäänkin muuttui olennaisesti. 

  • Työn ja vapaa-ajan erottelu vaikeutui entisestään
  • Työyhteisön aiemmin varsin vaivattomasti saatavissa oleva tuki heikkeni
  • Samoin viestiminen ja yhteydenpito vaikeutui ja sen kuormittavuus lisääntyi
  • Sosiaalisuus väheni – sosiaaliset tilanteet toimivat tietotyössä monesti palauttavina ja säätelevinä 
  • Tietotyön sosiaalinen puoli muuttui huomattavasti kuormittavammaksi (videopalaverit vs. face-to-face kontakti)
  • Keskeinen muutos oli se, että työn kuormitusta säätelevät ruutinit lähestulkoon hävisivät, mutta samalla häiriötekijät entisestään lisääntyivät. Aiemmin saattoi olla yhteisiä kahvi- ja lounastaukoja. Toisaalta siirtymiset palaverista toiseen tarjosivat luontevan tauon.

Tietotyön kognitiivista kuormitusta luoviin haasteisiinkin meillä on toimivia ratkaisuja. Keskeisin niistä on työn säännöllinen tauottaminen.